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Proposta per Studio Rapetti srl, 10 novembre 2026
Ogni richiesta
alla persona giusta.
Un assistente telefonico AI che risponde a nome dello studio, capisce cosa serve a chi chiama e passa la richiesta a chi se ne occupa: contabilità, interventi, documenti.
L’assistente per amministratori di condominioScopritelo su fonio.aiPer Andrea Rapetti e la sua socia
Il problema
Il telefono interrompe
chi sta lavorando.
Molte chiamate sono domande che non richiedono una persona: «Ho mandato un’email, l’avete letta?». Ognuna interrompe la segreteria e chi sta lavorando a un bilancio o a una pratica.
Chiamate: 10–100 al giorno secondo Andrea Rapetti, 9 novembre 2026. Minuti per chiamata: stima da regolare. Calcolo su 21 giorni lavorativi.
Tempo dello studio al telefono ogni mese
56 ore
pari a circa 0,3 persone a tempo pieno che rispondono al telefono
Come funziona una chiamata
Risponde come una segretaria.
Non inventa mai.
1Risponde per lo studio
Con una voce naturale, e dice subito che è un assistente AI.
2Capisce la richiesta
Ascolta come una persona e fa le domande che servono: condominio, problema, recapito.
3Risponde subito
Orari, documenti, procedure: tutto ciò che gli insegnate nella sua base di conoscenza.
4Smista
Trasferisce la chiamata o invia la richiesta alla persona giusta, secondo le vostre regole.
5Vi avvisa
Se non sa rispondere prende nota e vi segnala la richiesta: vi ricontattate voi.
Una chiamata di esempio
CondominoBuongiorno, nel condominio di via Esempio 12 si è fulminata la luce delle scale.
AssistenteGrazie della segnalazione. Mi lascia nome e un numero per essere ricontattato? La passo subito a chi segue gli interventi.
CondominoMario Rossi, 333 000 0000. Avevo anche mandato un’email ieri…
AssistenteLo segnalo nella richiesta, così il collega ha tutto in un unico messaggio. Le serve altro?
Lo smistamento
Ogni argomento,
il suo referente.
Domanda semplice
Risponde subito: orari, dove trovare un documento, come funziona una procedura.
Richiesta da gestire
Trasferisce la chiamata al referente oppure gli invia un’email con tutto il necessario, come preferite.
Domanda nuova
Non inventa: prende nota, vi avvisa e la volta dopo risponde come gli avete insegnato.
Le regole le decidete voi
Argomenti, referenti e modalità (trasferimento o email) si definiscono insieme nel questionario iniziale.
Il risultato
Il team riceve
una richiesta già completa.
- Chi ha chiamato. Nome, condominio e recapito, raccolti durante la chiamata.
- Cosa serve. Il problema in due righe, senza riascoltare la telefonata.
- Quando gestirla. La richiesta arriva per email: la gestite quando avete tempo, non quando squilla il telefono.
Richiesta di intervento
Luce scale guasta, via Esempio 12
- Chi ha chiamato
- Mario Rossi, condomino
- Recapito
- 333 000 0000
- Condominio
- Via Esempio 12
- Problema
- Luce delle scale fulminata
- Nota
- Ha già scritto un’email ieri
Prossima azione Contattare il tecnico del condominio.
Domanda nuova
«Quando arriva il conguaglio del riscaldamento?» Non era nella base di conoscenza: come devo rispondere la prossima volta?
Le email · modulo opzionale
Chi scrive sa subito
che lo state seguendo.
- Presa in carico immediata. Una risposta automatica tipo «Abbiamo ricevuto la sua richiesta, la stiamo gestendo»: meno chiamate «avete letto la mia email?».
- Ordine nella casella. Etichette per argomento e inoltro al collega giusto secondo le vostre regole.
- Bozze nel vostro stile. Prepara le risposte e voi premete solo «invia». O risponde da solo, se lo decidete voi.
Risposta automatica
Re: Ripartizione spese, via Esempio 12
Gentile Sig. Rossi, abbiamo ricevuto la sua richiesta e la stiamo gestendo. La ricontatteremo appena possibile. Studio Rapetti
Etichetta Bilanci e contabilità · inoltrata al referente
L’assistente email è un prodotto separato, non incluso nell’offerta di questa proposta: si può aggiungere dopo la prova del telefono.
Dati e privacy
I dati dei condomini
restano in Europa.
Server in Germania
Applicazione e dati su server Hetzner a Norimberga, in data center certificati ISO/IEC 27001.
Nessun addestramento
I dati delle chiamate non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
GDPR e DPA
Accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR, con l’elenco dei sub-responsabili.
Trasparenza con chi chiama
Chi chiama sa sempre che parla con un assistente AI, come chiedono EU AI Act e Legge 132/2025.
Registrazioni
Se le attivate, restano disponibili 30 giorni e poi vengono cancellate.
ISO/IEC 27001 di fonio
Anche se internamente la certificazione è prevista tra Q4 2026 e Q1 2027, la prova può partire prima.
ISO/IEC 27001 riferita al data center Hetzner; la certificazione di fonio è in corso. Dettagli nel DPA e nella privacy policy.
La prova
Un mese di prova,
seguiti passo per passo.
Come funziona
- Apriamo l’account insieme, in pochi minuti
- Rispondete a un questionario di 4–6 domande
- Giovanni configura l’assistente in 48 ore lavorative
- Collaudo insieme a Giovanni ed Emilia: ci fingiamo condomini
- Vi aiutiamo ad attivarlo sulla linea dello studio
- 30 giorni soddisfatti o rimborsati, senza dare spiegazioni
Cosa serve da voi
- Argomenti e referenti: chi segue contabilità, interventi, documenti
- Informazioni dello studio: orari, servizi, risposte alle domande più frequenti
- Come smistare: trasferimento di chiamata o email, per ogni argomento
- Chi partecipa al collaudo e il numero su cui attivare l’assistente
Il calendario proposto
Dalla decisione
all’assistente al lavoro.
9 novembre
Insieme
Demo
Le vostre chiamate, lo smistamento, la piattaforma.
Questa settimana
Studio Rapetti
Confronto con la socia
Su questa proposta.
Lunedì 16 novembre, 11:00
Insieme
Call di follow up
La vostra decisione e, se si parte, l’apertura dell’account.
Entro 48 ore lavorative
fonio
Configurazione
Dal questionario compilato alla prima versione.
Subito dopo
Insieme
Collaudo e attivazione
Test con Giovanni ed Emilia, poi sulla linea dello studio.
Dopo un mese
Studio Rapetti
Si continua o rimborso
Se non vi convince, rimborso integrale.
Calendario proposto da fonio, da confermare insieme.
Investimento
Un prezzo,
configurazione compresa.
Nessun costo di attivazione: la configurazione è nell’assistenza.
Prezzi IVA esclusa. Inserendo la partita IVA con il prefisso IT si applica il reverse charge: i prezzi indicati sono quelli finali. Minuti oltre i 3.600 inclusi: 0,10 €/min (mensile), 0,08 €/min (annuale). Pagina prezzi.
Domande frequenti
Le risposte per chi
non era in call.
Capisce davvero cosa gli chiedono?
Sì: ascolta e risponde come una persona, con voci naturali. Chi chiama sa comunque che parla con un assistente AI.
E se non capisce o non sa rispondere?
Non inventa: prende nota, vi avvisa e fa ricontattare la persona. La domanda resta segnalata e gli insegnate come rispondere la volta dopo.
Dobbiamo cambiare numero?
No. Vi aiutiamo ad attivare l’assistente sulla linea che usate oggi.
Chi lo configura?
Giovanni per la parte tecnica, Emilia per il supporto: vi seguono per tutto il servizio.
Serve WhatsApp?
No. Si parte dal telefono; WhatsApp ed email sono moduli separati, solo se li volete.
E se dopo un mese non ci convince?
Cancellate l’account e vi rimborsiamo il mese di prova: 30 giorni soddisfatti o rimborsati.
×Grazie.
A lunedì.
- Andrea e la socia valutano la proposta.
- Insieme lunedì 16 novembre alle 11:00 condividete la decisione.
- Studio Rapetti apre l’account e compila il questionario.
- Giovanni ed Emilia configurano, collaudano e attivano l’assistente.
Prossima call: lunedì 16 novembre, 11:00, Google Meet